书店经营中如何杜漏洞

2008年，跌了，房市跌了，美国的次级债危机也越陷越深了。在中国更多的企业则是喊出了过冬的口号。而对于那些没有熬过冬天的企业，无论是业内的还是业外的，国内的还是国外的，人们在总结其原因时，毫无疑问其中一条就是“内控不力”。这充分说明了内部控制在企业经营中的重要性。下面就结合书店的实际情况讨论下内控在书业中的实际应用。

对书店而言，销售与收款无疑是内控的重要组成部分，具体的说就是要在书店内部建立良好的商品销售与往来款项特别是债权管理制度。支持书店的管理流程和岗位职责合理、健全和有效。

现金销售中的具体内控 

因为书店的销售不外乎是现金销售和赊帐销售。对于现金销售由于是现场收款，舞弊的难度相对就比较小，主要注意以下事项即可： 

1、读者在**台付款时，注意是否存在**员与读者内外勾结，少扫图书或者用低价格图书条码扫描高价图书的现象。 

在上海，曾经发生类似的案例，一个大型连锁超市的收银员，利用少扫描商品和用低价格商品条码来代替高价码商品，结果是由于该企业疏于管理，因为没有人对出门的商品进行抽检，导致该员工屡屡得逞，在年底盘存时，才发现发生了异常的盘亏，后来通过观察**员的收银录像，才发现了该“硕鼠”。 

2、财务部门在每天的核账时，要注意**员是否存在故意混淆图书结算方式的情形，比如将现金收款做为书券收款等等，要对每天的长短款加以有效的甄别。在实际工作中，主要有以下两种舞弊形式。 

（1）因为目前大部分的书店对书券等代币券的回笼都是采取不找少的政策，因此**是可能采取改变结算方式的形式，将读者消费的书券少头据为己有。

（2）目前很多的书店在搞活动时，经常会采取满多少送多少的形式进行促销，其中送的往往都是书券。书店本意是通过活动来引导读者的再消费，但在实际运作时，需要注意**员与黄牛党勾结，利用结算方式的改变来**。现实中的案例，我想在有关的大型百货商店中的满送中有很多。

赊账销售中的具体内控 

对于采取赊销的图书，要注意以下事项：

1、审查书店的供货合同控制制度的健全性，检查企业所签订的图书供货合同是否合法、完整和可执行。随着社会信用建设的进一步深化，合同会越来越深地影响企业的信誉。在很多书店，对销售员的奖励是以合同为标的，而不是结合回款进行综合评价。这就会使部分不良的业务员为了暂时的销售奖励去签订一些不实的合同，这就要求书店有专门的部门或专人对要签订的合同进行预审核。

2、审查书店销售折扣、销售折让控制制度的健全性，检查书店销售折让、销售折扣业务处理程序和控制措施是否合理、恰当。是否对不同的管理层级采取了不同的折扣授权，对于越权的折扣申请是否符合书店事先设定的流程。要支持以上事项，书店应制定信用政策，确定信用标准、信用条件（含信用期限、信用额度、折扣率）及收款政策，对客户的赊销均应被授权批准，客户信用期限、额度的调整必须经过相应权限审批人员审核批准。 

销售部门应对赊销客户信用进行调查，对其尚可使用的信用额度等进行审查并按客户设置应收款台账，及时登记每一客户应收账款增减变动情况和信用额度使用情况。曾经有过一个企业，是按图书、音像制品等来设置台账，结果对各应收单位的余额经常是混淆不清，经常性地发现有客户很信用额度的现象发生。

对折扣的控制，主要是防止业务员通过折扣的调整，来牟取私利，相似的案例在其他业态中可以说是比比皆是。这里也不再描述具体的案例。

3、审查书店图书发运单控制制度的健全性，检查发运单的完整性、有效性。对发运单是否采取流水号控制，发运单上是否有流程上各相关部门的签字确认。具体的说就是通过对发运单的控制来避免以下的风险：

（1）发运单如果不连号，企业即使知道有不良分子将货物发出，也很难知道货物发到哪儿，一共发了多少次等。

（2）发运单有业务部、物流部、防损部的共同签字，可以有效地防止单独作案。在流程上就是由业务部门出单，物流部门配单，防损部门出验单。在现实生活中，也曾经有类似的案例，不良分子利用企业内控中的漏洞，通过开具发运单，大肆将货物“合理”发出。

4、审查书店仓储、运输部门发货业务控制制度的健全性，检查书店实际发货品种、数量、金额是否与发货清单相符；对附光盘或礼品的图书是否将相关产品附上；成套图书是否齐全等等。发货手续是否完善并经过相关部门授权，对发货的依据是否妥善保管。

5、审查企业销售发货票控制制度的健全性，检查销货发票开出的依据，销货发票数量、单价、金额是否与发货通知单相符。检查是否有虚开、低开、高开发票的行为，对发票的保管是否完善，是否有专人负责发票的管理。对图书的销售折扣是否在同一张发票上开具。对开具增值税发票的，尤其要注意对方是否符合开增值税发票的条件。具体地说，就是有以下的情形：

（1）销售发票控制不严，会有以下的情形发生，业务员有了随意取得发票的权力后，就存在飞单的的便利。比如说，业务员借自身企业的声誉，获得某个定单后，在企业开具发票，到图书市场私下进货，与客户进行货物交易，从而进行牟利。

（2）对发票的不实开具，主要目的还是在于防止有员工在中间弄虚作假。

（3）对发票的专人保管，主要是站在税务的角度，避免由于保管不力，存在发票遗失，从而导致税务部门对企业的处罚。

（4）折扣在同一张发票上开具，则是因为税务有明确的规定，不在同一张发票上开具折扣，则该折扣不得列支，从而导致企业的税务增加。

6、审查书店收款业务控制制度的健全性，检查企业是否完整地记录各种腰包不瘦。

7、审查书店应收账款控制制度的健全性，检查应收帐款记录、核对、分析、催收、调整等控制措施的有效性，书店有无虚列腰包不瘦或不能收回的应收账款，并检查是否存在以下的情况：

（1）不定期对账。是否疏于对往来账款的管理，不能做到定期与相关单位核对账目，特别是欠款企业，往往对债权人的对账要求持抵触态度，长此以往必然造成往来账款账目不清，为今后的催款、清理带来困难。曾经有过一个企业，规定由业务员负责收款，结果是对方单位100万元的款项，付了30万元，业务员将其挪为他用，在企业里挂账还是100万元，由于对账不及时，这笔帐直到该业务员离职时才发现。当然，目前书业中相当多的烂账也是与对账不及时息息相关。

（2）不定期清理应收账款。有些名存实亡的应收账款长期挂账，如坏账不及时报损处理，造成应收账款账目不实。

（3）对已销账的应收款项管理不善。如已作坏账的应收款，收回时作为账外小金库，甚至公饱私囊。

（4）利用应收账款调节**。

会计人员应及时清理应收账款，定期编制应收账款账龄分析表提供给财务负责人和书店负责人、销售部门，对于逾期的应收账款应督促销售人员催收，并要求客户提供担保、抵押等条件。如果可能，采取法律途径解决。

8、审查书店退货理赔控制制度的健全性，检查书店对退回货物记录、接收、调查、理赔、账目调整是否经过审核和被授权人批准。 

要注意的是，在销售与收款中，要做到有效的沟通。先，财务人员定期与挂帐的单位进行核帐，确认是否有业务部门已收但未及时上报企业的情况。其次，财务与相关业务人员应及时沟通，财务人员应报送与其业务有关的应收清单、账龄、风险分析等资料。业务人员也应向财务人员沟通催款的进度和进程。，财务人员应做到定期向主管行业实力品牌汇报往来账款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案，做到上传下达。